Os itens a seguir mostram os passos importantes que a unidade escolar deve
se basear em cada começo de ano ou semestre letivo, a revisão dos itens
é importante para garantir que todos os cadastros estarão prontos na utilização
do SIGE durante o período letivo. Os itens estão descritos passo a passo
conforme podem ser revisados ou realizados pela unidade escolar ao começar um
ano ou semestre letivo no SIGE.
Se a escola utiliza ensino e turmas
semestrais também realiza essas
atividades.
1 - Ativação do Ano e Semestre Letivo
Para ativar o ano e o semestre no SIGE os cadastros no reordenamento devem
estar prontos, o curso e a série devem estar autorizados pela equipe gestora
(Estado: GEARE; Município: Suporte do SIGE).
A ativação é realizada no SIGE no lápis período letivo.
Importante: Mesmo a escola sendo
de ensino anual, ela deve ativar os
semestres.
2 – Cadastro das Turmas
O cadastro das turmas, dependem da autorização realizada pelo
reordenamento, se as turmas já foram liberadas é só então cadastrar. Caso
contrário entrar em contato com a equipe gestora para solicitar a
liberação.
Se as turmas já foram cadastradas (ex.: turmas anuais) deve-se solicitar
somente uma liberação para o novo semestre em vigência.
O cadastro de turmas também é usado no programa diário do professor.
2.1 – Verificar Turmas Liberadas
Se as turmas não foram liberadas, entrar em contato o com a equipe de
gestão do reordenamento
(Estado: GEARE; Município: Suporte do SIGE)
Importante: Se a escola trabalha com
turmas anuais, é necessário que seja feito no reordenamento uma liberação para o
semestre seguinte, assim a escola continua trabalhando com as turmas do semestre
anterior. Exemplo: Turma do 1º semestre par ao 2º
semestre.
2.2 – Verificar Turmas Cadastradas
Se as turmas estão ok, podemos continuar com o trabalho, se as turmas
estiverem com alguma divergência deve ser verificado o motivo e pedir correção.
Você pode identificar as diferenças revendo os cadastros das turmas que estão
divergentes.
2.3 – Trocar Situação das Turmas
Se houver necessidade de trocar a situação da turma, a modificação deve ser
realizada primeiro no SIGE para posterior pedir alteração no reordenamento e
fazer um cadastro de uma nova turma.
3 – Composição de Ensino
A composição de ensino deve ser revisada, se tiver necessidade de mudança
refaça de acordo com as autorizações concedidas para a unidade escolar.
4 – Matriz Curricular
Matriz curricular é o cadastro das disciplinas que serão trabalhadas na
unidade escolar no período letivo. Desse cadastro dependem outras partes do
sistema, por exemplo: a partir da matriz dependem as modulações dos professores
que envolvem as disciplinas e outros cadastros. A escola deve conferir a matriz
recebida e certificar-se que o cadastro está ok, se houver alterações,
realiza-las antes de usa-la em qualquer outro cadastro. Se a escola estiver
começando o período letivo, conferir a matriz recebida e fazer o cadastro no
SIGE.
Veja alguns itens que podem ser considerados na matriz:
4.1 – Composição, Série e Turno
A matriz é cadastrada, uma para cada composição, série e
turno.
4.2 – Disciplina
Na matriz inserimos as disciplinas que
serão usadas para compor o quadro de disciplinas que deve ser igual ao documento
recebido. Não use disciplinas que não estão registradas no documento da matriz
curricular.
4.3 – Carga Horária
A carga horária da matriz muda de acordo com a composição de ensino.
Existem composições que cadastram uma só carga horária e outras que devem ser
cadastradas por disciplinas.
4.4 – Base Diferentes
Existe uma base de disciplina de acordo com a composição de ensino,
para cadastro correto, veja o documento recebido para a unidade escolar.
Exemplo: Base Nacional Comum, Parte Diversificada, Disciplinas Opcionais e
outras.
5 – Critério de Avaliação
Os critérios de avaliação devem ser revistos a cada mudança de ano ou
semestre, se houver necessidade de alteração pode faze-lo. Eles definem os dados
corretos para avaliar os alunos com notas e frequências e definem a situação
final do aluno.
O critério de avaliação depende das composições de ensino.
6 - Modulação de servidor
A modulação do servidor é um dos passos também importantes. Ela define os
professores para cada disciplina e turma da escola no período letivo. Alguns
cadastros dependem da modulação correta do servidor (usamos esses dados no SIAP,
no programa Reconhecer). A modulação segue alguns passos, veja a seguir:
6.1 – Admissão
Faz referência de quando o servidor entrou na rede por concurso ou por
contratos. É comum no cadastro da admissão não colocar data fim enquanto o
servidor não foi exonerado ou não possui mais o concurso através de outros
meios.
6.2 – Cargo
Faz referência ao cargo adquirido pelo servidor ao entrar na rede, nesse
campo também não é comum a data fim, pois inserimos esse dado somente quando
foi finalizado ou houve mudança de cargo.
6.3 – Função
A função é cadastrada depois dos itens
anteriores, nesse campo informamos ao sistema qual a função do servidor na
unidade escolar. Todo funcionário deve ser modulado com uma função. Algumas
funções dependem de carga-horária da atividade. Ela também define se esse
servidor estarão presentes em outros programas, exemplo: Programa Reconhecer e
SIAP.
6.3.1 – Modulação com Carga Horária
A caga horária é definida para cada tipo de função, por
exemplo: os professores são incluídos em cada turma e turno, aula por aula, até
completar a carga horário da atividade.
6.3.2 –
Complemento
Em complemento, informamos dados que não é possível
cadastrar na carga horária. Por exemplo, professores que não possuem uma
disciplina ou turma cadastrada específica, que complementam o horário em turnos
diferentes.
6.4 – Cadastro de Servidor
O cadastro serve para alterar algum cadastro de servidor da unidade como
também adicionar novos. Ao consultar um CPF de um servidor e o sistema não
permite alterar os dados dele, devemos seguir com a modulação antes de fazer
qualquer alteração.
Depois dos cadastros prontos, o que chamamos
de parametrização e configuração do sistema, passamos para o recebimento dos
alunos e movimentação dos alunos e demais atividades da unidade
escolar.
7 - Manutenção de Aluno
Chamamos o processo de receber os alunos na escola de manutenção de alunos.
Esse processo só termina depois que os alunos já estão nas turmas conforme foram
solicitados durante o período de matrícula (matrícula informatizada: callcenter
ou internet) ou por processo de recebimento durante todo o período letivo.
Também faz parte da manutenção de aluno a atualização da ficha cadastral e
da coleta de documentos dos alunos de cada unidade escolar.
O cadastro de recebimento do aluno é feito no SIGE no lápis aluno função
manutenção. A função possui dois subitens. veja a seguir:
7.1 - Novo Aluno
Entendemos como novo aluno aquele que nunca passou pela rede estadual de
ensino, para uma melhor compreensão um aluno que não possui matrícula da
rede.
7.2 - Aluno da Rede
Entendemos como aluno da rede aquele que já possui um cadastro com um
número de matrícula. A rede de ensino hoje abrange tanto Estado como Município,
assim alunos proveniente da rede municipal que utiliza o sistema SIGE também é
considerado como aluno da rede, porque já possui número de
matrícula.
8 - Ficha do Aluno e Documentos
Ainda dentro do processo de manutenção, temos a atualização da ficha do
aluno. Essa atualização serve para manter o cadastro do aluno na unidade escolar
o mais completo possível. Quanto mais completa essa ficha, melhor é o cadastro
dos alunos. Os dados dos alunos servem para vários outros cadastro no SIGE, e
também para um passo fundamental, os dados do Censo Escolar.
A ficha do aluno é dividida em 5 parte compreendidas em Dados pessoais,
Endereço, Dados Familiares, Documentos e Documentos Escolares.
Manter esses cadastros atualizados e totalmente preenchidos é
essencial.
9 - Ajustes na Enturmação e Outros
Os ajuste na enturmação é melhor usado e indicado no início de cada período
letivo. Pois nessa etapa podemos modificar os alunos de turmas sem prejudicar o
andamento das atividades letivas.
Outras funções podem ser utilizadas nesse período para organizar a escolas
para as atividades de início de ano e semestre.
Veja a seguir:
9.1 - Ajuste de Enturmação
A função pode movimentar os alunos entre turmas sem a necessidade de
desalojar e enturmá-los novamente. Esse ajuste deverá ser feito, de preferência,
antes do início das aulas, NÃO SE TRATA DE REMANEJAMENTO, pois esta função só é
permitida caso o aluno não possua nenhuma movimentação (cadastro de notas,
frequências diárias, troca de situações e outros). Após o início das aulas, o
aluno já possui movimentação utilize a função REMANEJAMENTO.
9.2 - Cancelamento de Matrícula
Durante as etapas da matrícula, alguns alunos são alocados na unidade
escolar, porém não comparecem para estudar. Outra situação é quando os alunos
que efetivaram sua matrícula, porém ficaram reprovados no ano anterior. Para
resolver estas duas situações, utilize a função CANCELAR MATRÍCULA que deverá
ser utilizada, SOMENTE, em casos em que o aluno desistiu da série/curso e não
possui NENHUMA MOVIMENTAÇÃO.
